Hoy gran parte de la información de una empresa ya no está guardada en un servidor dentro de la oficina.

Los correos están en Microsoft 365 o Google Workspace. Los documentos están en OneDrive, SharePoint o Google Drive. Allí también podemos tener contactos, calendarios y buena parte de la información con la que trabajamos todos los días.

Y eso es una gran ventaja. Pero también genera una idea bastante común:“Si está en la nube, ya está respaldado.”No necesariamente.

Microsoft y Google cuentan con enormes infraestructuras diseñadas para mantener sus servicios disponibles y proteger la información frente a fallas de sus propios sistemas. Pero eso no es exactamente lo mismo que contar con un respaldo de nuestros datos.

Para entender la diferencia, primero tenemos que responder una pregunta mucho más sencilla.

¿Qué es un respaldo?

Un respaldo o backup es una copia independiente de nuestra información que conservamos para poder recuperarla si los datos originales se pierden, se eliminan, se modifican o quedan inutilizables. La palabra importante es copia.

Pensemos en algo sencillo. Tenemos un documento importante almacenado en OneDrive o Google Drive. Si ese es el único lugar donde existe el documento, tenemos un original, no un respaldo.

Si además existe una copia protegida en otro sistema, que conserva versiones anteriores y desde la cual podemos recuperar el documento aunque desaparezca de nuestra cuenta, entonces sí tenemos un backup.

El objetivo es sencillo: que un problema con los datos originales no se convierta en una pérdida definitiva de información.

Pero Microsoft y Google también protegen nuestros datos
Por supuesto.

Microsoft 365 y Google Workspace son plataformas extremadamente robustas. Sus sistemas cuentan con redundancia, replicación y diferentes mecanismos para evitar que una falla de infraestructura provoque la pérdida de nuestra información. También ofrecen papeleras, historial de versiones y diferentes posibilidades de recuperación de elementos eliminados.

Todo esto es muy importante. Pero redundancia, papelera, retención y backup no significan exactamente lo mismo.

La redundancia está pensada principalmente para que una falla de infraestructura no haga desaparecer nuestros datos o deje el servicio fuera de funcionamiento.

Una papelera permite recuperar durante determinado período algo que eliminamos.

El historial de versiones permite regresar a versiones anteriores de determinados archivos.

Las políticas de retención pueden conservar información de acuerdo con determinadas reglas.

Un backup, en cambio, está específicamente pensado para conservar copias de nuestros datos y permitir recuperarlas cuando las necesitemos. Por eso una cosa no sustituye necesariamente a la otra.

Un ejemplo muy sencillo

Imaginemos que María trabaja en Administración y tiene una carpeta con cientos de documentos en OneDrive.

Microsoft puede almacenar esa información de manera redundante. Si falla un disco, un servidor o incluso parte de su infraestructura, existen mecanismos para evitar que María pierda sus archivos.

Perfecto. Pero ahora imaginemos otro escenario: María elimina accidentalmente una carpeta.

En ese caso el problema no es que haya fallado la infraestructura de Microsoft.
Para Microsoft, la eliminación realizada por María puede ser una acción perfectamente válida. Sus sistemas simplemente procesaron la instrucción recibida.
Aquí es donde las herramientas de recuperación y, especialmente, un sistema de backup adquieren importancia.

¿Qué puede ocurrir en una empresa?

No hace falta imaginar grandes catástrofes. Muchas pérdidas de información comienzan con situaciones completamente cotidianas.

“Borré una carpeta y recién me di cuenta meses después”

Un empleado elimina una carpeta pensando que ya no se utiliza. Nadie lo nota.
Tres meses después alguien necesita un contrato, una planilla o un proyecto que estaba allí. El problema no ocurrió ese día. Ocurrió tres meses antes.

Cuando finalmente descubrimos la pérdida, las posibilidades de recuperación que ofrecía la plataforma pueden haber expirado.

Un backup con suficiente historial permitiría buscar una copia anterior y recuperar la información.

“Eliminamos la cuenta de una persona que dejó la empresa”

Un empleado se desvincula de la empresa y alguien elimina su usuario.
Semanas o meses después descubrimos que en su correo o almacenamiento había información que necesitábamos.

Google, por ejemplo, permite restaurar un usuario eliminado solamente durante un período limitado. Microsoft también aplica procesos y períodos específicos para conservar los datos de usuarios eliminados dependiendo del servicio y de la configuración utilizada.

Por eso, eliminar una cuenta sin asegurarnos previamente de qué información contiene puede convertirse en un problema serio.

Con un sistema de backup independiente, la información puede conservarse aunque la cuenta original ya no exista.

“Alguien modificó un archivo y perdimos información” No siempre se pierde un archivo completo.

Una persona puede modificar una planilla, reemplazar información o guardar accidentalmente una versión incorrecta.

Las plataformas cuentan con historial de versiones que puede ayudarnos muchísimo en estos casos.

Pero un backup agrega otra capa de protección: mantiene copias históricas independientes que permiten recuperar información de distintos momentos.

“Una cuenta fue comprometida”

Supongamos que un atacante obtiene acceso a la cuenta de un usuario.
Puede eliminar correos, modificar archivos o borrar información.

Incluso un ransomware puede afectar archivos sincronizados con la nube.
Microsoft y Google incorporan cada vez más mecanismos de seguridad para prevenir y mitigar estos ataques. Pero seguridad y backup cumplen funciones diferentes.

La seguridad intenta evitar que ocurra el incidente. El backup ayuda a recuperar la información si, a pesar de todo, el incidente ocurre.
Necesitamos las dos cosas.

Sincronizar tampoco es respaldar

Esta es otra confusión muy habitual.

Si tenemos OneDrive o Google Drive sincronizado con nuestra computadora, podríamos pensar:

“Los archivos también están en mi PC, así que tengo otra copia”.

El problema es que estamos hablando de una sincronización.
Si modificamos o eliminamos determinado contenido, ese cambio puede sincronizarse.

El objetivo de la sincronización es que los diferentes dispositivos tengan información actualizada.

El objetivo del backup es diferente: conservar información recuperable aunque los datos originales cambien o desaparezcan.

¿Entonces las herramientas de recuperación de Microsoft y Google no sirven? Todo lo contrario.

Son una primera línea de recuperación excelente y en muchísimas situaciones permiten solucionar rápidamente un problema. Pero tienen reglas, alcances y períodos determinados.

Por ejemplo, Google Workspace permite a un administrador recuperar determinados datos eliminados de Drive durante un período limitado después de que fueron eliminados definitivamente.

Microsoft también dispone de mecanismos de recuperación, retención e historial dentro de Microsoft 365 y, además, actualmente ofrece un servicio específico denominado Microsoft 365 Backup.

Esto último ayuda a entender la diferencia: una cosa son las funciones de disponibilidad, retención y recuperación incorporadas en una plataforma y otra es disponer de una estrategia específica de backup.

El problema muchas veces no es perder un dato. Es descubrirlo demasiado tarde
Este es quizás uno de los puntos más importantes.

Si hoy eliminamos accidentalmente un archivo y cinco minutos después nos damos cuenta, probablemente tengamos varias posibilidades de recuperarlo.

Pero en una empresa muchas pérdidas no se detectan inmediatamente. Un correo puede necesitarse seis meses después. Una carpeta de un antiguo empleado puede parecer innecesaria hasta que aparece un reclamo de un cliente. Una planilla puede descubrirse incompleta cuando llega una auditoría. Un documento puede necesitarse años después por una obligación contractual.

Por eso, al pensar en backups no solamente debemos preguntarnos: “¿Puedo recuperar algo que borré hoy?”

También deberíamos preguntarnos: “¿Podré recuperar dentro de seis meses algo que alguien borró hoy?” La diferencia es enorme.

Tener backup no significa desconfiar de Microsoft o Google

Este punto también es importante. Hacer un backup de Microsoft 365 o Google Workspace no significa pensar que estas plataformas sean inseguras.

Precisamente son utilizadas por millones de empresas por sus niveles de seguridad, disponibilidad y confiabilidad.

El backup responde a otro problema. Microsoft y Google pueden proteger extraordinariamente bien su infraestructura. Pero no pueden evitar absolutamente todos los errores de nuestros usuarios, decisiones administrativas incorrectas, eliminaciones intencionales, cuentas comprometidas o la necesidad de recuperar información mucho tiempo después de ocurrido un incidente.

La plataforma protege el servicio. El backup protege nuestra capacidad de volver atrás.

¿Qué debería respaldar una empresa?

Dependerá de cómo utilice Microsoft 365 o Google Workspace, pero deberíamos comenzar identificando dónde se encuentra la información que sería difícil o imposible reconstruir.

Por ejemplo:
• Correos electrónicos.
• Archivos almacenados en OneDrive o Google Drive.
• Documentos compartidos en SharePoint o unidades compartidas.
• Contactos y calendarios.
• Información perteneciente a usuarios que dejan la empresa.
• Cualquier documentación que deba conservarse durante períodos prolongados.

No necesariamente todas las empresas necesitan la misma política de respaldo.
Lo importante es determinar qué información es crítica, durante cuánto tiempo necesitamos conservarla y qué tan rápidamente necesitamos poder recuperarla.

Una pregunta sencilla para saber si necesitamos backup

Podemos hacer un ejercicio muy simple. Pensemos en los correos, documentos y archivos que nuestra empresa tiene hoy en Microsoft 365 o Google Workspace.

Ahora imaginemos que mañana una parte de esa información desaparece.

¿Podemos reconstruirla?
¿Cuánto tiempo nos llevaría?
¿Cuánto dinero nos costaría?
¿Qué ocurriría si recién descubrimos la pérdida dentro de seis meses?

Si las respuestas nos preocupan, entonces esos datos probablemente deberían estar respaldados.