Nos pasamos fomentando la nube, ayudando a migrar servicios, correos, archivos… y con razón: los beneficios son enormes. Acceso desde cualquier lugar, alta disponibilidad, reducción de costos y una flexibilidad que antes era impensable.
Pero hay algo que no podemos olvidar: aunque la nube sea confiable, eso no significa que sea infalible. Y mucho menos que sea suficiente para garantizar la seguridad de tu información a largo plazo.

Usar Microsoft 365 o Google Workspace es como tener una oficina que nunca cierra: tus correos, archivos y agendas siempre disponibles, desde donde estés. Son, sin duda, las dos plataformas más grandes, confiables y seguras del mundo. Pero seamos honestos: por más buena que sea la cerradura, nunca está de más tener una copia de la llave.

Si bien se trata de servicios de muy alta disponibilidad, y que cuentan con herramientas para recuperar datos borrados (ya sea por error o intencionalmente), eso no siempre cubre todas las necesidades de una empresa, especialmente cuando hablamos de recuperación ante desastres.

Entonces, la gran pregunta es: ¿Es necesario respaldar los datos almacenados en Microsoft 365 y Google Workspace?

La respuesta corta: depende del uso que hagas de estas plataformas y del riesgo que estés dispuesto a asumir. Pero si tus datos son valiosos (y casi siempre lo son), lo recomendable es contar con algún mecanismo de respaldo, al menos para la información más crítica 

¿Por qué respaldar si ya está todo en la nube?

Aunque suene contradictorio, es cada vez más importante respaldar lo que guardás en la nube, y acá van algunas razones muy concretas:

Un único medio de almacenamiento nunca es suficiente

Antes teníamos discos o servidores. Ahora, todo está en la nube. ¿Y si algo falla ahí? Por eso, así como antes hacíamos backups de los servidores, ahora hay que respaldar la nube. Ese respaldo puede estar en otro servicio cloud o, incluso, de forma local.

¿Te acordás de la regla 3-2-1 de los respaldos?

Ya la hemos mencionado en otras oportunidades, y no por capricho: es un principio básico para mantener tus datos a salvo. La idea es simple pero poderosa: tener al menos 3 copias de la información, en 2 medios diferentes, y que al menos 1 esté fuera del entorno principal.

Aplicado a la nube, esto significa que si usás Microsoft 365 o Google Workspace como único lugar de almacenamiento, deberías tener al menos una copia adicional fuera de esas plataformas, ya sea en otro servicio en la nube o en un almacenamiento local. Porque sí, incluso la nube necesita respaldo si es el único medio de almacenamiento.

Microsoft y Google lo dicen claro

Aunque muchos usuarios lo pasan por alto, en los propios términos y condiciones de uso, tanto Microsoft como Google dejan en claro que si bien se comprometen a ofrecer servicios con alta disponibilidad y rendimiento, la responsabilidad de proteger los datos es del cliente.

Esto forma parte del llamado modelo de responsabilidad compartida: ellos se encargan de que la plataforma funcione correctamente, pero la gestión, el acceso y la recuperación de los datos caen en manos del usuario. En otras palabras, si algo se pierde y no hiciste un respaldo, no podés reclamar.

Prevenir desastres y protección contra errores humanos

Incluso con los sistemas de almacenamiento en la nube más avanzados, existe el riesgo de perder datos debido a errores humanos, fallas en el hardware, ataques de malware o hackers, entre otros. Realizar respaldos no solo protege frente a estos riesgos, sino que garantiza que los datos puedan ser recuperados en caso de que ocurra algo inesperado.

Y no hace falta que sea un gran desastre. A veces, basta con que alguien borre sin querer una carpeta entera, sobreescriba un archivo importante o cambie algo donde no debía. Por eso insistimos: respaldar no es exagerar, es estar preparado. Es tener una forma de volver atrás sin dramas ni pérdidas irreversibles cuando las cosas no salen como deberían.

Cumplimiento legal y auditorías

Muchas empresas —dependiendo del rubro y el país— están obligadas a conservar cierta información durante años: facturación, documentación laboral, historiales de correo, etc. Un respaldo confiable no solo protege tus datos, sino también tu cumplimiento normativo.

Si llega una auditoría o un reclamo legal, poder presentar esa información sin depender de la buena voluntad de un sistema automatizado puede marcar la diferencia entre una multa o una simple revisión..

Continuidad del negocio

¿Y si un día Microsoft o Google se caen? Parece impensado, pero ha pasado. Aunque la disponibilidad es altísima, ningún sistema está libre de interrupciones.
En ese escenario, tener una copia externa de tus datos permite que tu empresa siga operando: podés acceder a tus archivos, seguir facturando, consultar documentos o responder correos sin quedar atado a la plataforma que esté fallando.

El backup es lo que separa una pausa incómoda de un verdadero apagón operativo.

¿Y qué tipo de respaldo conviene?

No se trata solo de “copiar archivos”. Un buen respaldo:

• Es automático y diario
• Permite recuperar archivos individuales o cuentas completas
• Guarda la información en una ubicación distinta a la original
• Conserva datos incluso de cuentas eliminadas
• Ayuda a cumplir con normativas legales y de seguridad

¿Lo necesitás?

• ¿Qué pasa si un archivo importante desaparece mañana?
• ¿Y si alguien se va y necesitás recuperar lo que tenía?
• ¿Cuánto costaría para tu empresa perder esa información?

Te preguntarás: ¿No hay escapatoria a respaldar? ¿No será que estamos obsesionados con el tema?

Con la experiencia aprendimos que respaldar no es exagerar, es estar preparado para cuando las cosas no salgan como esperamos. Es entender que ningún sistema es infalible y por tanto es invertir en cuidar una de las cosas más valiosas que tenemos hoy en día: los datos.